Gestione raggruppamenti

Questo programma consente di gestire i raggruppamenti di fatture per agevolare la compilazione della Comunicazione delle operazioni superiori ai 3.000 euro (spesometro).

Indicando il codice del raggruppamento all'interno dei singoli documenti, infatti, essi verranno considerati e valutati nel loro insieme.

Ogni raggruppamento è identificato da un codice alfanumerico di max. 15 caratteri, stabiliti a discrezione dell'utente.

Ad esso è possibile associare una breve descrizione.

Tra gli indicatori, per dare modo di gestire più contratti collegati fra loro, è possibile costituire un gruppo di contratti barrando l'apposita casella. In sede di generazione della comunicazione Spesometro, le fatture appartenenti allo stesso gruppo di contratti verranno considerate come in un unico contratto, ma sarà sempre possibile separare e riunire i vari gruppi fra loro.

È poi possibile indicare alla procedura che redige la comunicazione di considerare soltanto gli importi delle fatture dell'anno, anziché valutare anche la somma degli anni precedenti. Questa opzione è attivabile attraverso la casella barrata solo anno corrente.

Ad ogni raggruppamento è assegnato un codice anagrafico cliente o fornitore: in base a tale codice verranno eseguiti i controlli in fase di assegnamento del documento al contratto stesso.

È inoltre necessario specificare il periodo di validità del contratto attraverso le date di inizio (obbligatoria) e di fine (facoltativa).

Il campo gruppo riporta l'eventuale gruppo di contratti a cui esso appartiene, ed è disabilitato - ovviamente - per i contratti denotati essi stessi come gruppo.

Infine si deve specificare se i documenti relativi a tale raggruppamento devono essere considerati come corrispettivi periodici oppure si tratta di un frazionamento del corrispettivo complessivo. La differenza tra le due alternative consiste in prima istanza sul valore assegnato ai singoli record per quanto riguarda il metodo di pagamento. Altra distinzione da tener presente è il fatto che mentre nel caso di corrispettivi periodici si considerano soltanto le fatture dell'anno per valutare il superamento della soglia per l'inserimento nella comunicazione, in caso di importo frazionato viene preso in esame il totale delle fatture dell'anno sommato ai totali dichiarati negli anni precedenti.

Scheda fatture

Elenco delle fatture appartenenti al raggruppamento

Nella scheda fatture è presente l'elenco dei documenti che appartengono al raggruppamento.

Come specificato nel piede della finestra, l'elenco è limitato alle fatture che corrispondono al periodo di validità del raggruppamento e si riferiscono alla stessa anagrafica.

Tramite i controlli della griglia è possibile inserire e rimuovere documenti dall'elenco ed entrare in visualizzazione degli stessi (la modifica è disattivata per sicurezza).

È inoltre possibile inserire più di un documento alla volta tramite la selezione multipla delle fatture, richiamata con il tasto funzione .

Nel caso in cui lo stesso contratto comprenda fatture di più anagrafiche, nella scheda saranno visualizzate solo quelle relative all'anagrafica specificata nella testata. Con il tasto funzione potranno essere visualizzate tutte le fatture del contratto indipendentemente dall'anagrafica, sempre rispettando i limiti di validità dello stesso.

Assegnazione di una fattura ad un contratto

Esistono tre modi principali per associare una fattura ad un raggruppamento:

1) attraverso la gestione del contratto, nella scheda fatture come sopra descritto. Questo metodo è utile per assegnare in modo veloce diverse fatture ad un contratto, nel caso tipico in cui tale raggruppamento venga creato quando le fatture sono già state registrate.

2) attraverso il programma di Prima Nota,

specificando il codice del raggruppamento durante la registrazione della fattura. Questo metodo è consigliato nei casi in cui si sia già a conoscenza dell'appartenenza della fattura al contratto: in questo modo non è necessario intervenire in alcun modo prima di procedere con la comunicazione dello Spesometro.

3) indicando il codice del contratto direttamente all'interno dell'archivio fatture

tale metodo non ha particolari indicazioni, in quanto la gestione dell'archivio fatture è un programma scarsamente utilizzato nella prassi gestionale.

Archivio totalizzatori

Scheda totalizzatori annuali

Nella scheda dei totalizzatori annuali sono riportati per ogni anno in cui è stata effettuata la comunicazione l'importo totale assunto per il contratto. I record di questa sezione sono inseriti e aggiornati in modo automatico dal programma di generazione dello spesometro, e riportano oltre all'importo anche la data dell'impegno della comunicazione e l'indicatore di inclusione, utile per conoscere se le fatture del contratto per quell'anno sono state o meno inserite nello spesometro.

NOTA

I dati inseriti nei totalizzatori servono al procedimento di generazione della comunicazione per il controllo dei documenti degli anni precedenti. Ciò significa che al totale delle fatture registrati nell'anno in corso viene sommato il totale degli anni precedenti per valutare il superamento o meno della soglia limite per l'inclusione.

Questo meccanismo può essere sfruttato dall'utente per i casi in cui esistano contratti che includono fatture di anni successivi a quello della comunicazione: se per esempio nell'anno solare 2011 si avessero per un determinato contratto fatture per 500 euro, ma il contratto stesso prevedesse un valore complessivo di 4.000 euro le cui  fatture verranno emesse nell'anno solare 2012, per gestire correttamente questa situazione basterà inserire un record di totalizzazione in modo manuale, con un anno precedente al 2011 (ad es. 2010), con data dell'impegno indifferente e importo totale 4.000 (o altra cifra che sommata alle 500 delle fatture di cui sopra sorpassi i 3.000 euro). In questo modo le fatture per euro 500 verranno comunicate anche se inferiori alla soglia.