Identificazione di una voce

Normalmente ogni registrazione distinta (di qualsiasi natura) è identificata da un codice univoco che la distingue dalle altre. Avviando un programma di gestione è necessario di norma immettere un codice per comunicare al software su quale voce si intende operare.

Il tipo di codice è diverso per ogni tabella, e può essere composto da più parti: si va da semplici numeri (ad esempio la tabella delle nazioni e stati esteri), a testo più o meno libero (il posto di lavoro), ad un identificativo su più parti ognuna di queste con le proprie caratteristiche (i documenti di magazzino, ad esempio, hanno una codifica composta dal codice azienda, dalla tipologia del documento, dall'anno di riferimento, dal settore di numerazione e dal numero sequenziale all'interno del settore stesso).

Ogni archivio può forzare alcune limitazioni ai codici che possono essere utilizzati, sia in dimensione / numero di cifre, sia nei caratteri utilizzabili, sia nel formato complessivo del dato, sia nell'utilizzo riservato di alcuni codici per altro validi.

La conformazione del codice gli eventuali limiti sono descritti singolarmente per ogni tabella.

Alcune tabelle contengono una sola voce, e non necessitano quindi dell'immissione di codici (ad esempio i "dati generali" di configurazione).

Accettazione del codice

Il codice viene accettato nella parte superiore della finestra, ed è generalmente separato dalle informazioni vere e proprie della registrazione da una linea orizzontale o da un qualche altro espediente visivo.

Immettendo un codice valido, possono essenzialmente verificarsi due situazioni:

La modalità operativa tra le due descritte è solitamente indicata nel titolo della finestra, accodando la dicitura "[Variazione]" o "[Inserimento]" al titolo originale. In molti casi un riquadro con la stessa dicitura è visualizzato all'interno dell'area di gestione, con colori diversi secondo il caso.

Tecnicamente esiste una terza modalità, "Visualizzazione", nella quale si accede ad una registrazione esistente ma non ne è consentita la variazione: vi si accede ad esempio con la funzionalità di "zoom" delle griglie, oppure se l'operatore non ha i permessi sufficienti per effettuare l'operazione.

Durante l'immissione di un codice è possibile che siano disponibili i seguenti pulsanti con la funzionalità associata:

Registrazioni bloccate

Lavorando in multiutenza, cioè con più operatori che accedono contemporaneamente alla procedura, oppure con utilizzando più sessioni aperte, è possibile che la voce che si intende modificare sia in uso da parte di qualcun altro. Questa eventualità viene gestita facendo in modo che chi accede ad una registrazione con l'intenzione (anche solo potenziale) di effettuare delle variazioni ne acquisisca l'uso esclusivo fino al termine dell'operazione: qualsiasi altro accesso da parte di un altro operatore o sessione viene bloccato automaticamente.

Nel caso più semplice (accesso alla registrazione tramite il programma di gestione) viene visualizzato un avviso che segnala l'impossibilità di procedere fino a che la registrazione desiderata risulta "occupata" (il testo è di solito qualcosa come "Registrazione bloccata da un altro posto di lavoro").

Naturalmente esistono altri motivi per cui una registrazione può risultare in uso: ad esempio l'anagrafica azienda viene bloccata ogni volta che viene creata una nuova registrazione di contabilità per aggiornare i progressivi relativi, oppure la stampa "ufficiale" delle dichiarazioni dei redditi blocca ogni dichiarazione elaborata per poter generare documenti coerenti e per registrare la conclusione dell'operazione.

In questi casi, se l'accesso alla gestione dell'azienda o della dichiarazione è impedito solo per il breve periodo richiesto dall'elaborazione, più problematico è il caso inverso: l'anagrafica risulterà bloccata ed impedirà la prosecuzione della registrazione contabile o della stampa, che rimarranno in paziente attesa.

Per questo motivo, evitare di accedere in gestione ad una qualsiasi tabella e rimanervi più del tempo necessario.