Modelli di registrazione contabile

Programma di gestione dei modelli di registrazione

Il presente programma gestisce le informazioni associate ai modelli di registrazione contabili e delle registrazioni pianificate.

Prima di analizzare i dettagli e il funzionamento del programma, è bene chiarire quale sia la differenza fra Modelli di Registrazione e Registrazioni Pianificate.

Entrambi sono costituiti da una traccia di movimenti contabili memorizzata in un file separato rispetto ai consueti archivi storici della contabilità, che viene all'occorrenza importata all'interno della prima nota per la generazione e la registrazione nello storico di un movimento (questo sì, appartenente alla contabilità). Mentre per i modelli si memorizza una "traccia di movimento" che può essere richiamata dall'utente quando lo desidera per impostare la registrazione, e rappresenta quindi qualcosa di "statico" in quanto utilizzabile infinite volte allo stesso modo (come se si trattasse dell'archivio delle causali contabili, ma con maggiori informazioni), le registrazioni pianificate sono veri e propri movimenti che prevedono una calendarizzazione e quindi sono registrazioni distribuite nell'arco di un certo periodo di tempo. Una registrazione pianificata è dunque in realtà una serie di registrazioni che fanno capo ad un unico modello, dal quale però possono differire per alcuni aspetti, ciascuna delle quali è riferita ad una specifica data.

Il presente programma gestisce le informazioni generali, valevoli sia per i modelli di registrazione che per le registrazioni pianificate. Mentre per i primi queste informazioni rappresentano tutto ciò che è necessario, per le seconde saranno gestite altre due schede per la gestione della pianificazione e il controllo delle singole istanze della registrazione.

A ciascun modello (o registrazione pianificata) presente in archivio è possibile attribuire una descrizione e un memo (promemoria) per rendere l'idea del contenuto all'utilizzatore. Nel riquadro "Contenuto modello" il programma inserisce automaticamente una breve sintesi dei dati presenti nel modello.

Nel riquadro degli indicatori si trova l'opzione per decidere se riportare nel movimento contabile reale (quello in prima nota) i valori in euro presenti nel modello, anziché riportare tutti i dati a zero.

In basso sulla finestra è riportato il codice della registrazione di appoggio corrispondente al modello. Tale codice è gestito in modo autonomo dalla procedura ed è del tutto privo di importanza per l'utente.

A differenza dei normali programmi di gestione, non è possibile inserire un nuovo modello di registrazione avviando il programma stesso dal menu, ma è necessario partire dall'interno di un movimento contabile in prima nota.

È invece possibile inserire una registrazione pianificata (costituita da un singolo movimento ad una data da indicare) richiamando l'apposito tasto funzione nell'accettazione del codice della Prima Nota.

Dal campo Descrizione è possibile richiamare la gestione della registrazione-modello tramite il tasto funzione . Ciò permette di modificare il contenuto del modello senza bisogno di crearne uno nuovo. La gestione del movimento contabile relativo ad un modello o ad una registrazione pianificata si distingue rispetto a quella delle normali registrazioni per il colore della finestra.

Esportazione di un modello

È inoltre accessibile la funzione di esportazione del modello su altre aziende. Con il tasto funzione comparirà prima la selezione dei codici azienda di destinazione e poi la finestra dei parametri di esportazione:

selezione dei parametri di esportazione

Le opzioni disponibili consentono, rispettivamente, di:

- sovrascrivere eventuali modelli già presenti (ha senso se si seleziona anche la seconda opzione);

- mantenere nelle altre aziende lo stesso codice modello, in modo da agevolarne l'identificazione;

- convertire i codici contabili relativi alle anagrafiche clienti e fornitori

 [la conversione viene eseguita facendo una ricerca nell'azienda di destinazione di una anagrafica (cliente o fornitore in modo separato e indipendente) con lo stesso codice di partita IVA oppure lo stesso codice fiscale oppure la stessa ragione sociale, nell'ordine di priorità elencato. Nel caso in cui non venga trovato un codice corrispondente e non sia stata selezionata l'opzione di inserimento, il codice verrà inserito con partitario uguale a zero];

- inserire le anagrafiche clienti/fornitori del movimento-modello assenti nell'azienda di destinazione.

Da notare che l'esportazione dei modelli avviene soltanto verso aziende con lo stesso codice di piano dei conti del modello, e che hanno tra le causali contabili la stessa utilizzata per il modello.

A parte le anagrafiche clienti/fornitori, nel caso siano stati utilizzati dei conti contabili con mastro esterno (ad esempio banche, soci...), esendo questi personalizzati per azienda, i partitari ad essi relativi vengono impostati a zero.

Analogamente alla gestione delle causali contabili, la funzionalità di esportazione del modello viene proposta in modo automatico con l'inserimento di un nuovo modello di registrazione.